Usa esta lista para registrar quién está a cargo del flujo del agente, qué tareas e información abarca, quién revisa los resultados y quién puede cambiarlo o detenerlo. Actualízala durante la prueba piloto cuando cambien los usuarios, las fuentes o las responsabilidades.
Asigna responsabilidades para un flujo concreto
Imagina que un equipo interno de mantenimiento pide: «Revisa esta solicitud de reemplazo de equipo con la política aprobada y el registro actual de activos. Señala la información que falta y redacta una pregunta de seguimiento para revisión. No cambies el registro ni hagas un pedido». El agente puede leer la solicitud, la política y el registro, y preparar el borrador. Una persona revisora de mantenimiento decide qué hacer con él.
Antes de la prueba piloto, el equipo asigna a una persona responsable de mantenimiento, una persona revisora y una persona operadora de excepciones. Las personas responsables de las fuentes confirman que la política de reemplazos y el registro de activos están vigentes. El registro operativo completo para este caso ilustrativo es:
Revisión de solicitudes de equipo — decisión de prueba piloto
- Responsable del proceso: La persona líder de mantenimiento, responsable del flujo de solicitudes y la política.
- Fuentes: Solicitud presentada, política aprobada de reemplazos y registro actual de activos; cada fuente tiene una persona responsable.
- Resultado permitido: Recomendación y pregunta de seguimiento en borrador.
- Responsable de la decisión: Una persona revisora de mantenimiento aprueba el siguiente paso.
- Persona operadora de excepciones: Persona asignada para investigar fuentes faltantes, fallos de acceso y registros contradictorios.
- Pausa o retiro: La persona responsable del proceso puede suspender el flujo y decidir cuándo revisarlo o retirarlo.
- Decisión: Aprobar una prueba piloto limitada a borradores, con las fuentes y el punto de revisión especificados.
Este registro distingue la operación habitual de la decisión humana. No presupone que un ajuste de plataforma haga cumplir cada regla; comprueba los controles de los sistemas conectados.
Una persona responsable permanece en el centro del ciclo de revisión.
Revisa las preguntas operativas
Desplázate horizontalmente para ver todas las columnas.
| Área | Pregunta para el equipo | Evidencia o responsabilidad que se debe registrar |
|---|---|---|
| Propósito y usuarios | ¿Qué tarea exacta se apoya, quién puede solicitarla y a quién afecta el resultado? | Descripción del trabajo, personas usuarias previstas, responsable del proceso y casos excluidos. |
| Información | ¿Qué fuentes están aprobadas, quién las mantiene y qué hacer si faltan o se contradicen? | Lista de fuentes, responsables de los datos, expectativa de vigencia y ruta de excepción. |
| Acciones y decisiones | ¿Qué puede leer o preparar el agente, qué acciones no están disponibles y cuándo debe decidir una persona? | Alcance de lectura y escritura, persona revisora, límite de aprobación y condición de parada. |
| Calidad y lanzamiento | ¿Qué casos deben funcionar, qué fallo impide la prueba piloto y quién acepta la evidencia? | Conjunto de pruebas, criterios de aceptación, responsable de evaluación y fecha de decisión. |
| Operación diaria | ¿Quién recibe las excepciones, quién responde a un fallo y quién puede pausar el flujo? | Persona operadora, canal de respuesta, registros de ejecución disponibles y responsable de la pausa. |
| Cambio y retiro | ¿Quién aprueba cambios en el trabajo, las fuentes, las herramientas o el público, y quién puede retirar el flujo? | Responsable del cambio, comprobaciones afectadas, ruta de reversión o desactivación y decisión de retiro. |
Asigna una persona responsable del trabajo integral aunque participen especialistas de seguridad, privacidad, operaciones y conocimiento del proceso. Asigna a cada participante una decisión clara en lugar de tratar a «el equipo» como una única persona aprobadora.
Mantén la lista separada de la revisión de costos
Esta lista responde quién es responsable, qué evidencia respalda el flujo y cómo el equipo lo opera o lo detiene. Una revisión de costos aparte puede definir presupuestos, límites de uso y costo por tarea completada. Vincula los registros, pero no uses un límite de costo como sustituto de una persona operadora asignada ni de una decisión sobre calidad.
En este ejemplo, la persona responsable de mantenimiento puede pausar la prueba piloto si la política no está disponible o no se puede consultar el registro de activos. La persona revisora puede rechazar una recomendación que no tenga respaldo. El equipo registra cada decisión y modifica el trabajo antes de volver a probarlo.
Revisa la gobernanza cuando cambie el trabajo
Revisa el registro antes de ampliar el grupo de usuarios, conectar una nueva fuente, habilitar una acción o cambiar el punto de revisión. Vuelve a comprobarlo después de un incidente o de excepciones repetidas. Si nadie puede explicar el alcance actual ni asumir el siguiente paso, pausa la expansión hasta resolver esa brecha.
Usa gobernanza y controles de costos para la revisión separada de costos, la lista de control de seguridad para la revisión de seguridad y la gestión de cambios de agentes para evaluar actualizaciones importantes.