Usa un chatbot cuando lo principal sea conversar. Usa una automatización basada en reglas cuando las entradas y los pasos siguientes sean predecibles. Considera un agente cuando deba consultar información aprobada para elegir el siguiente paso dentro de límites definidos. Puedes combinar los tres enfoques si cada uno tiene una función clara.
Tres caminos ilustrativos para una misma solicitud de Northstar.
Tres maneras de atender una solicitud de incorporación
Imagina que una persona revisora del equipo de compras pide: «Revisa el expediente de incorporación de Northstar Supplies e indícame qué falta». En este ejemplo ficticio, el agente puede leer el expediente presentado, la lista de verificación vigente para incorporar proveedores y la ficha actual del proveedor. La lista exige un certificado de seguro vigente, que no aparece en el expediente.
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| Patrón | Qué haría ante esta solicitud | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Chatbot | Pedir más detalles a la persona revisora o explicarle qué información necesita mediante una conversación. Para explicar la lista, necesitaría consultar una fuente aprobada. | Conversación, aclaraciones y orientación. |
| Automatización basada en reglas | Comprobar un campo conocido del certificado o una marca de documento frente a la lista, y derivar a compras los expedientes incompletos. | Entradas estables y condiciones explícitas. |
| Agente | Interpretar el expediente, consultar la lista aprobada y la ficha del proveedor, identificar lo que falta y preparar un resumen y una solicitud para revisión. | Documentos variables en los que el siguiente paso depende de la evidencia encontrada. |
El borrador del agente podría decir:
Northstar Supplies — revisión de incorporación (borrador)
Falta: Certificado de seguro vigente.
Solicitud propuesta: «Envíenos un certificado de seguro vigente para que la persona revisora de compras pueda continuar con la revisión de incorporación».
Estado: Pendiente de revisión humana; no se envió ninguna solicitud ni se aprobó al proveedor.
El resultado solo es útil si la lista y el expediente realmente lo respaldan. Si una persona revisora puede comprobar directamente un campo obligatorio, una automatización podría ser más sencilla. Si los formatos de los expedientes requieren interpretación, un agente puede ayudar a preparar el trabajo, mientras una persona decide qué enviar o aprobar.
Un flujo combinado para esta solicitud podría usar los tres patrones: un chatbot recibe el expediente y aclara los datos de incorporación que falten, una regla comprueba si está el certificado requerido y un agente interpreta documentos variables según la lista para preparar un borrador respaldado. El equipo de compras sigue decidiendo si envía algo o aprueba al proveedor. Si el formulario y la lista permiten una regla fiable, se omite el paso con agente.
Elige según las decisiones que exige el trabajo
Antes de elegir, comprueba cuatro aspectos:
- ¿El siguiente paso es fijo?
- ¿El trabajo requiere evidencia de fuentes mantenidas y aprobadas?
- ¿Varían los datos de entrada?
- ¿Alguien puede revisar el resultado antes de que afecte a una persona o un registro?
Para Northstar, primero confirma si el requisito del certificado se puede comprobar con una regla fiable. Usa un agente solo si las diferencias entre los expedientes hacen insuficiente esa regla y es posible evaluar la interpretación adicional.
Las reglas son más fáciles de rastrear cuando las condiciones son explícitas, aunque el equipo debe actualizarlas si cambia el proceso. Un chatbot puede facilitar el acceso a las instrucciones, pero una respuesta fluida no demuestra que haya usado la fuente correcta. Un agente puede adaptar el siguiente paso, lo que añade comportamientos que hay que probar y limitar.
Regla práctica: Empieza por el patrón más sencillo que resuelva el trabajo.
Registra el resultado esperado, por qué el proceso actual necesita ayuda, cuál es la alternativa más sencilla, qué información y acciones se permiten y cuándo interviene una persona. Consulta cómo elegir un caso de uso para un agente de IA, la arquitectura de un agente de IA y qué es un agente de IA.